Bạn đã nghe rất nhiều từ những đồng nghiệp xung quanh, trên mạng xã hội hay bạn bè nhắc đến Public Relations nhưng chưa thực sự hiểu Public Relations là gì? Hoạt động Public Relations cụ thể là làm những gì? Mời các bạn cùng Chin đi tìm hiểu rõ hơn về công việc này nhé!

Public Relations là gì? 

Public Relations là gì? Public Relations được dịch là quan hệ công chúng và viết tắt là PR. Bất kỳ công ty, tổ chức nào cũng cần có nhân sự chuyên nghiệp phụ trách công việc này. Public Relations là việc tổ chức hay doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch hoạt động truyền thông nhằm: Xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp giúp thu hút sự chú ý, quan tâm; phát triển mối quan hệ và gia tăng thông điệp tích cực giữa các tổ chức, doanh nghiệp với cộng đồng. Từ đó, khiến cho dư luận xã hội có nhận thức tích cực đối với thương hiệu.

Vị trí Public Relations trong marketing còn phụ trách phân tích xu hướng, dự đoán và cố vấn cho lãnh đạo của tổ chức, thực hiện các kế hoạch truyền thông nhằm phục vụ lợi ích của tổ chức lẫn công chúng. Mặc dù hiệu quả không thể đo lường cụ thể, tuy nhiên việc tạo ra hình ảnh tích cực và tăng thiện ý từ phía khách hàng là những kết quả cuối cùng mà PR phải đạt tới.

Trong các doanh nghiệp hiện nay, phạm vi hoạt động của nhân viên PR rất rộng đa phần tập trung ở các mảng: tổ chức sự kiện đặc biệt, quan hệ đối ngoại báo chí truyền thông, xử lý khủng hoảng truyền thông, …Ngoài ra, PR còn phụ trách các công việc như trích lục thông tin, từ thiện, tài trợ, đối nội,…

Thông qua việc tổ chức các sự kiện đặc biệt như họp báo, hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, các cuộc thi…, nhân viên PR sẽ thu hút được sự quan tâm của báo chí truyền thông hoặc những người có liên quan. Do đó, hình ảnh của công ty nhanh chóng được quảng bá rộng rãi tới công chúng. Sự tích cực quan hệ với báo chí và cơ quan chính quyền sẽ giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra.

Mô tả công việc của người làm Public Relations là gì?

Sau khi tìm hiểu Public Relations là gì? Cùng xem qua mô tả công việc liên quan tới viết hoặc biên tập văn bản, tài liệu như: thông cáo báo chí, bản tin nội bộ, brochure, bài phát biểu…

• Lên kế hoạch, tổ chức sự kiện cho công ty.
• Phối hợp, tư vấn cho các phòng ban khác nhằm tạo dựng và phát triển các mối quan hệ giữa công ty với các nhóm đối tượng như: đối tác, khách hàng, truyền thông, các cấp chính quyền, chính phủ, nhân viên công ty…
• Nghiên cứu, phân tích, thu thập thông tin và đưa ra ý kiến tư vấn cho cấp lãnh đạo về các vấn đề liên quan tới hình ảnh đối nội của công ty.
• Dự báo, ngăn ngừa khủng hoảng truyền thông cho công ty.

Một nhân viên PR thường chỉ chuyên về một mảng trong số các công việc trên, tuy nhiên các phần việc còn lại người làm PR cũng cần nắm vững mọi công việc để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.

Phân biệt PR với các kênh truyền thông 

PR với báo chí

Quan hệ công chúng (PR) đại diện cho một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhất định trong khi báo chí là một phương tiện truyền thông đại chúng, không đại diện cho riêng tổ chức nào.

PR kết nối doanh nghiệp với báo chí thông qua các thông tin, hoạt động của doanh nghiệp. Nói cách khác, người làm PR là trung gian giúp các nhà báo tiếp cận với nguồn tin từ doanh nghiệp. Vì vậy, báo chí đóng vai trò là một kênh tuyên truyền.

PR với Marketing

Marketing nhắm tới khách hàng mục tiêu và tập trung vào lợi nhuận, doanh thu còn PR hướng tới công chúng. PR cũng có thể là hoạt động phi lợi nhuận nhằm xây dựng thiện cảm tới công chúng và tạo mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Thực chất, khái niệm Marketing vô cùng rộng lớn và các kiến thức PR là một phần trong đó.

PR với Quảng Cáo

Các hoạt động của PR là làm cho người khác phải nói về mình, còn quảng cáo hầu hết đều phải trả tiền và thường mang tính phóng đại và tự nói về mình. Vì vậy, hoạt động PR có tình khách quan hơn so với quảng cáo. 

Mặt khác, nếu quảng cáo có thể điều chỉnh được ngân sách để cải thiện kết quả thì PR lại khó kiểm soát hơn. 

Quy trình lên kế hoạch chiến dịch PR 

Phân tích SWOT

Mô hình SWOT dùng để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, bạn có thể dùng mô hình này để có góc nhìn khách quan với doanh nghiệp mình. Từ kết quả phân tích sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể về PR và xác định được kế hoạch PR cần bắt đầu từ đâu.

Xác định mục tiêu, mục đích 

Mục đích và mục tiêu trong PR là hai khái niệm khác nhau.

• Mục đích là cái đích cuối cùng mà chiến dịch PR hướng đến. Tức là doanh nghiệp muốn gì sau chiến dịch PR mà doanh nghiệp đặt ra.
• Mục tiêu là các bước hoạch định cụ thể cần đạt được để thực hiện mục đích chiến dịch PR. 

Hiểu đơn giản thì mục tiêu là quá trình và mục đích là điểm đến và có thể có nhiều mục tiêu nhưng mục đích thì chỉ có một. Người làm PR nên phân biệt rõ ràng hai khái niệm này để lên kế hoạch cho chiến dịch PR hiệu quả nhất.

Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu của PR có thể bao gồm: khách hàng, nhân viên, đối tác, đối thủ, nhà đầu tư, các cơ quan báo đài, chính phủ và chính quyền địa phương.

Chiến lược

Chiến lược trong kế hoạch PR là xác định thông điệp truyền thông, kênh truyền thông nào sẽ phù hợp với đối tượng mục tiêu. Đây là những đầu mục quan trọng mà doanh nghiệp cần để triển khai đạt được mục đích.

Chiến thuật

Chiến thuật là các đầu việc cụ thể bạn cần thực hiện để triển khai chiến lược đã được lên kế hoạch. Một chiến lược sẽ bao gồm rất nhiều chiến thuật khác nhau để hướng đến kết quả cuối cùng để đạt được mục tiêu.

Lịch trình

Lên lịch trình để chiến dịch PR bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Thời gian triển khai chiến lược PR là bao nhiêu? 
• Công việc cụ thể cần thực hiện trong mỗi giai đoạn của chiến dịch là gì? 
• Thời gian biểu theo tuần, theo tháng và deadline của từng đầu việc?

Ngân sách

Dự trù ngân sách ngay từ khâu lập kế hoạch để thực hiện chiến dịch PR. Xác định ngân sách rõ ràng để cân đối chia ngân sách cho từng chiến thuật. Bạn càng liệt kê chi tiết ngân sách cho từng hạng mục , công việc cụ thể càng giúp cho việc xác định ngân sách tổng và có phương án dự trù chi phí.

Đánh giá

Dựa vào các tiêu chí cụ thể đề đo lường kết quả và đánh giá tính khả thi chiến dịch PR. Công đoạn đánh giá sẽ giúp bạn xác định được kết quả tổng quan về PR, chiến dịch có đạt được các mục tiêu đã đề ra ban đầu hay không.

Bước đánh giá nên được thực hiện nhiều lần xuyên suốt quá trình triển khai chiến dịch PR marketing. Ví dụ như sau khi tổ chức sự kiện hoặc sau mỗi chiến lược, cần đánh giá để có những điều chỉnh thích hợp cho tổng thể chiến dịch và rút ra bài học, kinh nghiệm cho những chiến dịch tiếp theo. 

Vị trí Quan hệ công chúng (PR) hay Public Relations là công việc mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn đang hướng đến phát triển thương hiệu, xây dựng hình ảnh thiện cảm tới công chúng thì không thể thiếu hoạt động PR. 

Hy vọng rằng với những thông tin về Public Relations là gì trong bài viết của Chin sẽ giúp các bạn giải đáp những thắc mắc về công việc và hoạt động quan hệ công chúng. Cập nhật Chin Media mỗi ngày để tìm hiểu những thông tin mới nhất liên quan đến lĩnh vực marketing nhé!